Jahresplanung der Mitarbeiterentwicklung ist
Ansatz zur Organisationsentwicklung

Sind Sie schon dabei, das neue Geschäftsjahr zu planen? – Nein? Dann wird es Zeit. Viele Unternehmen beschäftigen sich zzt. mit der Jahresplanung, um das nächste Geschäftsjahr in die Wege zu leiten: Wie lief das zu Ende gehende Jahr? Was haben unzufriedene Kunden uns mit auf den Weg gegeben? Welche finanziellen Spielräume ergeben sich? Was fordert der Markt von uns? Wo steht der Wettbewerb? Wo wollen wir als Unternehmen hin? Wie können wir uns abgrenzen? Wo liegen Risiken und vor allem Chancen? Können wir die Chancen mit unseren Mitteln ergreifen? Wen und was benötigen wir hierzu? Wo wollen wir Ende 2014 stehen? Was sollen die Kunden über uns denken?

 

Nichts geht ohne qualifizierte Mitarbeiter

Egal welche Richtung Sie einschlagen werden, eines steht fest: Es geht nichts ohne qualifizierte und selbständige Mitarbeiter. Entscheidend für den Erfolg von morgen ist nicht zu wissen, welche Kompetenzen in der Vergangenheit hilfreich waren. Abgeleitet aus den Zielen und Herausforderungen für 2014 und möglicherweise darüber hinaus ergibt sich eine Liste von Fähigkeiten und Fertigkeiten, die über den Erfolg von morgen entscheiden. Was also benötigen Sie genau in Bezug auf die 4 folgenden Kompetenzfelder?

• Fach- und Methodenkompetenzen, z.B. Fachwissen, Beurteilungsvermögen, Planungsverhalten,…
• Handlungskompetenzen, z.B. Tatkraft, Innovationsfreude, Ergebnisorientierung, Führung,…
• Personale Kompetenzen, z.B. Selbstmanagement, Eigenverantwortung, Lernbereitschaft,…
• Sozial-kommunikative Kompetenzen, z.B. Beziehungsmanagement, Kooperationsfähigkeit, Integrationsfähigkeit, Akquisitionsstärke,…

 

Wie ermittelt man den Personalentwicklungsbedarf?

Es gibt viele Wege zum Ziel. Hier soll ein Vorschlag gemacht werden, wie Sie die Personalentwicklungsbedarf ermitteln können — idealerweise auf Augenhöhe (Film & Dialog) unter Mitwirkung Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen!

Schritt 1
Jahresplanung des Geschäftsjahres

1. Setzen Sie Unternehmensziele für das nächste Jahr. Lassen Sie schon hierbei Mitarbeiter/innen mitwirken, für die der Blick über den Tellerrand selbstverständlich ist.
2. Legen Sie zusammen mit Ihren Mitarbeiter/innen die grobe Unternehmensstrategie fest, mit der Sie die Ziele erreichen wollen.
3. Brechen Sie die Ziele und Strategien gemeinsam auf die einzelnen Abteilungen herunter, indem Sie gemeinsam Ziele und Strategien für die einzelnen Abteilungen erarbeiten. Gehen Sie der Frage nach, welchen Beitrag die Abteilungen zum Gesamtgelingen leisten wollen und werden, um die Ziele fürs nächste Jahr erreichen zu können.
4. Legen Sie gemeinsam fest, was sich in den Abteilungen ändern muss, um fürs nächste Jahr organisatorisch gerüstet zu sein.

Schritt 2
Planung der Mitarbeiterziele

1. Brechen Sie die Abteilungsziele auf einzelne Personen herunter, indem Sie Aufgaben klar und verständlich umreißen. (Top-Down-Ansatz). Lassen Sie auch Mitarbeiter diese Planung machen (Bottom-Up-Ansatz). Danach legen Sie beide Planungen nebeneinander. Diskutieren Sie die besten Ansätze und einigen Sie sich auf eine gemeinsame Version. Berücksichtigen Sie Rückmeldungen, die Ihre Mitarbeiter von Kunden erhalten haben. Diese Rückmeldungen sind sehr wertvoll und liegen der Geschäftsleitung oft nicht im Detail vor.
2. Passen Sie die Aufgabenverteilung u.U. den neuen Anforderungen und Arbeitspräferenzen Ihrer Mitarbeiter/innen an. So könnten Mitarbeiter neue Aufgaben hinzugewinnen oder auch abgeben. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter sich mit den eigenen Aufgaben identifizieren. Aufgaben müssen sinnstiftend sein und einen Beitrag zum Ganzen liefern, auf den die Mitarbeiter/innen stolz sein können.
3. Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern die anstehenden Aufgaben in Einzel- und Teamgesprächen und vereinbaren Sie individuelle und gemeinsame Ziele. Achten Sie darauf, dass tatsächlich Verhandlungsspielraum vorhanden ist, weil die Zielvereinbarung ansonsten zur Farce wird. Lassen Sie die Mitarbeiter/innen eigene Vorschläge machen und fragen Sie Ihre Mitarbeiter, wie sie gemessen werden wollen. Das klappt besser, als man anfangs glaubt. Mitarbeiter/innen finden Lösungen, die im Sinne des Unternehmenszwecks sind!

Gerade in diesem Arbeitsschritt steckt viel Arbeit durch intensive Vorbereitung, viele Gespräche und eine gewissenhafte Nachbearbeitung. Aber es lohnt sich, weil viele wichtige Impulse auch von Mitarbeitern kommen, insbesondere von denen, die Kundenkontakt haben.

Schritt 3
Ermittlung der persönlichen Entwicklungsbedarfe

1. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter, wo dieser seine eigenen Stärken und Defizite sieht und welche er selbst entwickeln will oder glaubt entwickeln zu müssen.
2. Stellen Sie fest, was die jeweiligen Mitarbeiter/innen aus Ihrer persönlichen Sicht bereits beherrschen und welche Entwicklungsbedarfe und -möglichkeiten Sie sehen. Was legen die Ergebnisse von Kundenbefragungen zum Thema Kundenzufriedenheit nahe? Wo steht der Wettbewerb? Auf welchen Gebieten muss sich jede(r) Einzelne entwickeln, und zwar in Bezug auf die oben genannten 4 Kompetenzfeldern?
3. Gleichen Sie die Meinungen darüber zusammen mit dem jeweiligen Mitarbeiter ab und legen Sie gemeinsam fest, welche Entwicklungsmaßnahmen sinnvoll und nötig sind.

 

Je eigenverantwortlicher Ihre Mitarbeiter sein sollen, und je mehr selbständig denkende und arbeitende Mitarbeiter Sie haben wollen, desto wichtiger ist die Einbeziehung der Mitarbeiter/innen bzw. die Abgabe von Planungsverantwortung.

Sie stärken über diesen Prozess Verantwortungsbewusstsein und Selbständigkeit. Verfügen Sie bereits über verantwortungsvolle und selbständige Mitarbeiter werden diese die Einbeziehung einfordern. Verweigern Sie die Einbeziehung, sinkt die Motivation drastisch.

 

Schritt 4
Erstellung eines Entwicklungsplans

1. Alle Entwicklungsbedarfe sollten nun zusammengefasst werden.
2. Es sollte ein vorläufiger Trainingskalender für das anstehende Geschäftsjahr entwickelt werden, aus dem notwendige Weiterbildungsveranstaltungen für einzelne Personen hervorgehen. Ergänzen Sie diesen Plan um terminierte Workshops zur Entwicklung der Team-internen und Team-übergreifenden Zusammenarbeit im Unternehmen.
3. Ermitteln Sie hierzu die Kosten: Trainerkosten, Materialkosten, Reisekosten, Übernachtungskosten,…

Schritt 5
Festlegung des Budgets

1. Ermitteln Sie das Personalentwicklungsbudget aus dem vorangegangenen Geschäftsjahr. Haben Sie historische Daten? Wurde das Budget komplett genutzt? War es zu niedrig? Hätte es größer sein müssen/können?
2. Stellen Sie Ihr in Schritt 4 ermitteltes Wunschbudget dem verfügbaren Budget gegenüber. Ist das Wunschbudget sinnvoll, machbar, verfügbar? Müssen Anpassungen vorgenommen werden? Welche Kompromisse können Sie eingehen?
3. In welchem Maße können, sollen, müssen sich Mitarbeiter finanziell (Geld oder über Abbau von Überstunden) an ihrer eigenen Qualifikation beteiligen? Schließlich profitieren die Mitarbeiter selbst am meisten. Ist damit Ihr Wunschbudget besser erreichbar?

Schritt 6
Maßnahmen festlegen

1. Greifen Sie auf den vorläufigen Trainingskalender zurück und nehmen Sie entsprechend zum Budget Anpassungen vor.
2. Legen Sie zum Schluss Themen, Termine, Trainer bzw. Coaches und Veranstaltungsorte fest.

 

Jahresplanung zur Organisationsentwicklung

Über diesen Planungsprozess erhalten Sie automatisch einen ersten Eindruck darüber, was sich im Unternehmen ändern soll. Außerdem erhalten Sie Kenntnis, wie sich Mitarbeiter und Führungskräfte in den Planungsprozess eingebracht haben. Verfügen Ihre Führungskräfte über die notwendige Qualifikation, Veränderungsprozesse im Unternehmen zu begleiten? Wie umfassend sind die notwendigen Veränderungen? Rechtfertigen anstehende Veränderungen weitere Trainingsmaßnahmen, um Mitarbeiter auf dem Weg mitzunehmen? Wenn ja, sollte sich das selbstverständlich ebenfalls in der Personalentwicklungsplanung wiederfinden.

Wandel braucht intensive und wirksame Beziehungsarbeit, die Ihre Mitarbeiter für die Veränderungsprozesse vitalisiert. Wir bieten Ihnen genau für diese Veränderungsprozesse, allerdings auch für die vorgelagerten Planungsschritte das entsprechende Handwerkszeug. Der Mitarbeiterjahresdialog ist u.a. hierfür ein geeignetes Einstiegsinstrument.

 

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Sven Löbel
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