Mit Organisationsdesign Zukunft meistern
Organisationsdesign für Zeiten des Wandels und danach
Organisationsdesign ist die Kunst, ein Flugzeug während des Fluges umzubauen, ohne dass es abschmiert. Auf Unternehmen angewendet bedeutet das, z.B. eine qualitätsorientierte Denk- und Produktionsweise mit bewährten Prozessen umzubauen zu einem innovativeren Unternehmen oder Unternehmensteilen mit Experimentierräumen, die bewährte Pfade verlassen — passend zu Veränderungen von Markt und Wettbewerb.
An einem Beispiel will ich deutlich machen, was das für gemeinsame Management- und Team-Besprechungen bedeuten kann und warum das etwas mit Organisationsdesign zu tun hat.
Vergleich bisheriger und neuer Verhaltensweisen
Anhand des Beispiels mache ich auf sinnvolle — und je nach Handlungsdruck — notwendige Veränderungen von Strukturen und Verhalten aufmerksam, die das Organisationsdesign betreffen. Ich beschreibe persönlich erlebte Eindrücke aus verschiedenen Organisationen, die möglicherweise etwas plakativ wirken.
Häufig beobachtete Charaktereigenschaften von traditionellen Besprechungen
- Fest vergebene Sitzplätze
- Höhere Redeanteile einzelner Personen zulasten anderer
- Fragen an die Teilnehmer, die entweder im gleichen Atemzug von dem Fragesteller beantwortet werden, durch Teilnehmer nur auf bestimmte Weise beantwortet werden dürfen oder als rhetorische Fragen gar nicht beantwortet werden sollen
- Oft keine Visualisierung / Dokumentation von wichtigen Gesprächsbeiträgen und mehrfache Wiederholungen von bereits geäußerten Argumenten
- Verteidigung von Standpunkten und Eingehen auf Argumente anderer mit „ja, aber“
- Präsentation fertiger Ideen, die mit anderen Abteilungen nicht abgestimmt sind
- intransparente Entscheidungsfindung
Eigenschaften von Besprechungen mit forschendem Charakter
- Keine vorgegebene Sitzplätze
- Raum für Visualisierungen an der Wand oder oder auf dem Monitor (auch online)
- Oft Einbindung eines erfahrenen Moderators oder wechselnde Besprechungsleitung mit klaren Richtlinien
- Argumente werden dokumentiert, um Wiederholungen zu vermeiden, Zeit zu sparen und Zusammenhänge zu erklären
- Kürzere, offene Fragestellungen mit gewährten Denkpausen zum Ersinnen guter Antworten
- Echtes Interesse und Dialog: „Kannst Du Deinen Standpunkt noch tiefer gehend ausführen?“ oder „Lass mich bitte verstehen, wie/was/warum…“
- Trotzdem kürzere Redeanteile
- Ein Angebot von Wissensimpulsen und die Erarbeitung gemeinsamer Ideen wechseln sich mit individueller Ausarbeitung ab
- Erst danach folgt die Debatte über dargelegte Argumente
- Das Bemühen um die Integration verschiedener Sichtweisen anstatt diese gegeneinander auszuspielen, was oft vollkommen unnötig ist: statt „ja, aber“, die Feststellung „ich möchte Deine Idee aufgreifen und ergänzen:…“ oder die Fragestellung „wie können wir die unterschiedlichen Beiträge bzw. Anforderungen zusammenführen?“
- Hohe Transparenz und Akzeptanz der Entscheidungsfindung.
Zusätzliche Gefahren in Online-Besprechungen
In Online-Besprechungen kommt hinzu, dass z.B. die Körpersprache nur eingeschränkt beim Gesprächspartner ankommt. Gepaart mit traditionellen Besprechungsverhalten, leidet der Austausch der Mitglieder noch mehr. Gerade durch Besprechungen mit forschendem Charakter kann dieser Aspekt kompensiert werden. Durch unsere Beschäftigung mit digitalen Lösungen und Methoden, haben wir bereits einen Erfahrungsschatz aufgebaut, an denen wir unsere Kunden gerne teilhaben lassen.
Der Zusammenhang zwischen Strukturen und Verhalten
Zum Ende meines BWL-Studiums und Anfang meiner beruflichen Laufbahn hatte ich den Zusammenhang nicht tief gehend verstanden, in der Mitte meiner Zeit als Angestellter habe ich ihn allmählich erahnt, aber zur Mitte meiner Selbständigkeit erst richtig begriffen: Ganz langsam ist das Bewusstsein dafür eingesickert und durch verschiedene Weiterbildungen — für die sich Führungskräfte oft keine Zeit nehmen — zur Gewissheit geworden: Strukturen und Verhaltensweisen hängen direkt miteinander zusammen. Der Schlüssel zum Verständnis liegt in den Werten, die dem Denken eines Menschen zugrunde liegen. Dies habe ich ansatzweise bereits in folgenden Artikeln zum Ausdruck gebracht: Werte-Systeme, Ich-Entwicklung.
Wir möchten Sie mit diesem Artikel neugierig machen, mehr darüber zu erfahren, wie diese Zusammenhänge genau aussehen und wie sie selbst handeln können, um die momentane und folgende Krisen (Klimawandel usw.) schneller und besser zu überstehen. Wir möchten Ihnen den Schlüssel an die Hand geben, um flexibel auf Herausforderungen reagieren zu können — und zwar mit motivierten Mitarbeitern, die voll hinter den getroffenen Entscheidungen stehen. Konkret reden wir über folgende Wirkungskette:
Werte > Denken > Verhalten > Führen > Entscheiden > Strukturieren
Instrumente für Organisationsdesign
Um Ihnen eine etwas besser Vorstellung vom Nutzen zu geben, den Sie daraus ziehen können, möchte ich an dieser Stelle doch ein paar wenige Hinweise geben:
Nutzen des Organisationsdesigns
Hier gebe ich Ihnen ein paar Hinweise, an welchen Dingen wir mit Ihnen zusammen arbeiten können und welchen Nutzen Sie daraus ziehen können:
- wirklich effektive, motivierende und zeit-werte Besprechungen für alle Beteiligten
- die richtige Besprechung zur richtigen Zeit, mit den richtigen Wissens- und Kompetenzträgern und den richtigen Inhalten für gute Entscheidungen
- die zu Ihren Werten, zur Team- und Wettbewerbssituation und zur Intention der Besprechung passenden Entscheidungsprozesse und -formate, die zu hoher Akzeptanz und aktiver Unterstützung führen
- die Schaffung eines durchgängigen Informationsflusses durch die gesamte Organisation ohne Brüche und Blockaden zur Reduzierung von Egoismen, Zeitfressern, politischem Geplänkel und Verteidigung von Königreichen
- die Fähigkeit von Mitarbeiter verbessern, den Info-Fluss in der richtigen Taktung, Fülle und Qualität an die situativen Anforderungen anzupassen, nicht über- oder unterkomplex
- wohltuendes und konstruktives Kommunikationsverhalten, um alle Teilnehmer motiviert bei der Stange zu halten und zu guten Ideen anzuregen bzw. gute Ideen nicht abzuwürgen
Zur Gestaltung des Organisationsdesigns greifen wir übrigens auf organische Gestaltungsprinzipien zurück, die der Natur abgeschaut und wissenschaftlich fundiert sind. Diese haben sich seit Millionen von Jahren bewährt, um das Überleben eines Organismus durch Anpassung an die Umwelt zu gewährleisten. Warum sollten wir diese Prinzipien nicht auch nutzen? Wer diesen evtl. skeptisch gegenüber steht, dem erklären wir die Funktionsweise gerne anhand der deutschen Fußballnationalmannschaft. Somit ist auch für einen spielerischen Einstieg ins Thema gesorgt.
Prioritäten setzen
Mit dem richtigen Organisationsdesign und den dazu passenden Besprechungen können Sie Change in der Organisation schnell als erlebbar machen. Denn Besprechungen sind eines der wichtigsten Führungsinstrumente überhaupt. Die folgende Matrix verdeutlicht das:
Besprechungen und Mitarbeitergespräche (welcher Art auch immer) können — die geeigneten sozialen Kompetenzen vorausgesetzt — schnell Wandel herbeiführen helfen. Das sehen Sie im grünen Bereich rechts oben in der Matrix. Sind die dafür notwendigen Kompetenzen nicht ausgereift, so können wir genau hier helfen. Allerdings verlangsamt sich dann die Geschwindigkeit, weil dann Maßnahmen ergriffen werden müssen, die im gelben Bereich liegen. Fest steht: die Erstellung eines Leitbildes ist eher hinderlich als hilfreich.
Wann ist die Zeit für Organisationsdesign?
Das für Sie passende Organisationsdesign muss zum richtigen Zeitpunkt erfolgen. Wann ist der gekommen? Grundsätzlich befinden sich zzt. viele Unternehmen in einer Neuorientierung. Aber die Orientierung fällt gerade nicht leicht, weil sich folgende Fragen stellen bzw. Trends noch nicht ganz klar sind:
- Werden sich die Märkte (z.B. Gastronomie, Reiseveranstalter, Luftfahrt usw.) nach der Pandemie wieder erholen?
- Finden wir zurück zur Globalisierung oder ist der Zenit überschritten? Geht die Bevölkerung zurück zur regionalen Produktion, Versorgung und Konsum?
- Bleiben wir im Regionalen weiterhin weltbürgerlich vernetzt oder begeben wir uns zurück in die analoge und private Gemeinschaft?
- Wie wirken sich demografischer und klimabedingter Wandel aus?
Viele dieser Fragen sind nicht abschließend geklärt und darum schlagen wir folgendes Vorgehen vor:
- Orientierung gewinnen mit der Zukunftswerkstatt durch Megatrends, Szenarien und Simulation
- Erstellung, Kommunikation, Verbreitung und Verankerung einer Unternehmensvision
- Das Unternehmen neu Ausrichten mit den Instrumenten des Organisationsdesigns
- Die Kraft von Innovation und Vielfalt im Unternehmen entfalten, aber auch innovieren im GeZu 4.0 Lern- und Experimentierräumen
- Human Relationship Training, zur Vitalisierung von Arbeitsbeziehungen, die alle verfügbaren Intelligenzen im und um das Unternehmen herum aktiviert, um Veränderungen und Wandel optimal zu unterstützen.
Wo stehen Sie in diesem Prozess?
Wie steht es mit Ihrem Flugzeug? Müssen Sie während Ihres Fluges umbauen? Wie weit sind Sie gekommen? In welche Turbulenzen sind Sie dabei geraten? Welcher Schritt fehlt Ihnen möglicherweise?
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